Tilbudsgivning til byggeri – sådan laver du et fremragende tilbud til potentielle kunder

Smart,Businessman,Professional,Man,In,Suit,Executive,Gesturing,And,Talking
BlueCollar-Square-Dark
BlueCollar-Arbejdskraftudengraenser

Tilbudsgivning er en kunst – og evnen til at være effektiv og skarp i udformning af det gode tilbud er en af de store forskelle på succesfulde og mindre succesfulde virksomheder i byggebranchen.

I dette indlæg vil vi gennemgå alt, du skal vide om tilbudsgivning – så du kan vinde flere opgaver og bruge færre penge undervejs i processen.

Table of Contents

5 essentielle tips til tilbudsgivning

Herunder præsenterer vi vores 5 vigtigste tips til at sænke omkostningerne og øge chancen for at vinde vigtige opgaver med effektiv og målrettet tilbudsgivning.

Tip 1: Find ud af, om opgavens potentiale er stort nok – hvis ikke, er tilbudsprocessen ikke ressourcerne værd

Der er tunge omkostninger forbundet med tilbudsgivning. Det kræver ofte store ressourcer fra seniormedarbejdere, der typisk har en høj løn. Og tiden brugt på tilbuddet kan ikke faktureres.

Hvis opgaven simpelthen ikke er det værd, kan du overveje helt at skippe udbuddet – og dermed skippe de store omkostninger forbundet med det. 

Lav en hurtig beregning på følgende, inden du går i gang

  • Er opgaven tilstrækkeligt profitabel i sidste ende?
  • Har den værdi ifht. fremtidige referencer og projekter?
  • Passer den til jeres ekspertiseområder?

Det er f.eks. klart, at hvis I har historik og ry for at bygge fremragende kontorbygninger, så har I en større chance for at vinde udbud om netop kontorbygninger.

Hvorimod, hvis I aldrig har bygget en fabrik, er en opgave om fabrikker mindre interessant at byde på, da den er mindre sandsynlig at vinde.

Tip 2: Fokuser på kunden: Hvad har kunden brug for, og hvordan kan du fremhæve det i dit tilbud?

I de indledende møder har du mulighed for at demonstrere pålidelighed og kompetence ved at spørge nøje ind til opgaven og lære kunden at kende.

Kunden kan mærke, hvis du er fagligt kompetent og ”snakker det samme sprog” som dem. Det er en kæmpe fordel at vinde disse pluspoint allerede inden, du afgiver dit tilbud.

Samtidig giver det dig mulighed for at gøre dit tilbud endnu skarpere, netop fordi du har fået denne indledende afklaring på projektet af kunden.

Find f.eks. ud af, om kvalitet, pris eller tidsrammen er vigtigst for kunden – eller hvis alle 3 har høj prioritet, at du får forventningsafstemt med kunden, hvad der er muligt.

Tag et detaljeret blik på opgavegivers nøgletal og forretningsstruktur – og med udgangspunkt i det skal du lave et konkret, målrettet og elegant tilbud.

Dit tilbud skal selvfølgelig være blottet for slå- og stavefejl – og generelle fejl og mangler. Ofte er der nemlig særlige formkrav til tilbudsgivningen, som du skal sørge for at opfylde for overhovedet at komme i betragtning til opgaven.

Tip 3: Kig på markedet – og brug relevante data

Desto mere du kan adskille dig fra konkurrenterne – på en positiv måde – desto større chance har du for at vinde opgaven. Det giver sig selv.

Men det kan være svært at finde netop din virksomheds unikke fordel. Hvordan kan du holde dig et skridt foran konkurrencen, så opgavestiller ingen anden mulighed har end at vælge dig?

Vi anbefaler, at du kigger på tendenser i markedet. De store projekter, som virkelig er værd at vinde, kan have været under planlægning i flere år. Og oftest findes der offentlig tilgængelig information, du kan bruge til at designe dit tilbud.

Det kan være forudsete udfordringer, særlige forhold i det planlagte område for byggeprojektet eller andet relevant for projektet. Det kan øge dine chancer, hvis du adresserer disse konkrete forhold i dit tilbud og præsenterer din plan for, hvordan du vil løse dem.

Tip 4: Sørg for effektiv projekledelse i processen med tilbudsgivning

Et andet vigtigt aspekt af tilbudsgivningen er minimering af omkostninger. Det kommer med erfaring og år i branchen, men kun hvis du sørger for at evaluere på de enkelte tilbud – både de tabte og vundne.

  • Hvor mange penge bruger du på dine tilbud?
  • Hvor er flaskehalsene, og kan de elimineres?
  • Er der nogle unødvendige udgifter, som kan minimeres eller helt fjernes?
  • Er det de rette medarbejdere, der har ansvaret for tilbudsgivningen?

Bliv ved med at være ambitiøs i projektledelsen af dine tilbud. Hvis din virksomhed eksisterer i mange år, kan effektiv projektledelse af tilbudsgivning i sidste ende have sparet dig millioner.

Tip 5: Følg op på dine tilbud!

Først og fremmest skal du selvfølgelig informere kunden, hvis dit tilbud bliver forsinket. Det vil vi dog for alt i verden anbefale, at du undgår – altså en forsinkelse af tilbudsgivningen. 

Vis fra starten, at du står for rettidighed og ordentlighed. Det vil afspejle sig i kundens tiltro til dine evner i selve projektet og øge dine chancer for at vinde opgaven.

Derudover er det vigtigt, at du sikrer dig, at kunden rent faktisk har fået dit tilbud – og har forstået dine intentioner med det. Følg gerne op via et opkald eller en mail til din kontaktperson og tag en snak om det.

Måske er der endda nogle tvivlspunkter, du kan nå at opklare i en samtale med kunden, som i sidste ende kan vinde dig tilbuddet?

Forbehold i tilbudsgivning - hvornår skal du indsætte et, og hvad skal du være opmærksom på?

Hvis du som tilbudsgiver skal byde ind på en opgave, hvor nogle af elementerne i opgavematerialet ikke passer dig, eller du ikke kan opfylde nogle bestemte forhold, kan du indsætte forbehold i tilbudsgivningen.

Du kan f.eks. indsætte et forbehold vedrørende betaling, tidsfrister eller den generelle beskrivelse af opgaven, hvis nogle ting er uklare eller kan forstås på flere måder.

Du skal dog være opmærksom på, at et forbehold i en tilbudsgivning kan føre til en automatisk diskvalifikation af tilbuddet – selvom tilbuddet ellers grundlæggende er det bedste. Derfor bør du af taktiske årsager være varsom med at indsætte forbehold.

I stedet for at indsætte forbehold kan du afgive et alternativt tilbud, hvor du tilbyder en anden ydelse end det beskrevne i udbuddet.

Det vil selvfølgelige kræve ekstra omkostninger, men hvis du vurderer, at dette alternativ kan være det vindende tilbud, kan det være besværet værd.