Hvilke udbudsformer findes der, og hvad er deres kendetegn?

personer arbejder på at aflevere udbud for at symbolisere udbudsformer
BlueCollar-Square-Dark
BlueCollar-Arbejdskraftudengraenser
Af Casper Sørensen

Af Casper Sørensen

Driftschef

Tre hovedpointer i dette indlæg:

  • Hver udbudsform har sine egne kendetegn, som påvirker blandt andet konkurrence, og kompleksitet i udbudsprocessen.
  • For at få godkendt tilbud på offentlige udbud er det essentielt for virksomheder at forstår de forskellige udbudsformers processer og krav.
  • Offentlige myndigheder vælger udbudsform baseret på projektets behov for at minimere administrationsomkostninger samt sikre optimal konkurrence.

Table of Contents

Hvilke udbudsformer findes der?

Der findes 7 forskellige udbudsformer i alt:

  1. Offentligt udbud
  2. Begrænset udbud
  3. Udbud med forhandling
  4. Projektkonkurrence
  5. Konkurrencepræget dialog
  6. Dynamisk indkøbersystem
  7. Innovative partnerskaber

De offentlige myndigheder stræber altid efter at tilpasse udbudsformen til det enkelte byggeprojekt. Udbudsloven beskriver de regler, procedurer og udbudsformer, der er for en offentlig instans ved afgivelse af en ordre.

Et godt valg af udbudsform er kendetegnet ved dels at minimere administrations- og transaktionsomkostningerne for både ordregiver og tilbudsgiver – og dels at sikre den bedste konkurrence i det givne marked.

I det følgende afsnit vil vi gennemgå de 7 forskellige udbudsformernes fordele og ulemper samt forudsætningerne for at kunne anvende dem.

Kendetegn for de 7 forskellige udbudsformer

Offentligt udbud

Et offentligt udbud er karakteriseret ved, at enhver virksomhed har mulighed for at afgive tilbud ved licitationen af opgaven, hvis virksomheden lever op til udbuddets mindstekrav til egnethed for at komme i betragtning.

Ved et offentligt udbud er hele udbudsmaterialet tilgængelig fra annonceringen af udbuddet, hvilket giver stor gennemsigtighed og mulighed for et bredt konkurrencefelt.

Ulempen er så, at den store konkurrence gør udvælgelsen af tilbudsgiverne ressourcekrævende.

Begrænset udbud

Et begrænset udbud giver den offentlige ordregiver mulighed for at opfordre bestemte virksomheder til at afgive tilbud. Licitationen er derfor begrænset eller indbudt.

Udbuddet er delt op i to processer: Prækvalifikation og tilbudsgivning inden for tilbudslovens rammer. På den måde udvælges et begrænset felt af kvalificerede virksomheder til at byde på opgaven ud fra udvælgelseskriterierne, der vil fremgå af bekendtgørelsen i udbudsmaterialet.

Ulempen er, at antallet af tilbud er indsnævret ved et begrænset udbud, hvilket kan forlænge udbudsprocessen.

Udbud med forhandling

Ved et udbud med forhandling har den offentlige ordregiver mulighed for at forhandle med virksomhederne om deres tilbud på udbuddet. Formålet er, at virksomhederne gennem dialog og forhandling kan tilpasse deres tilbud i forhold til ordregiverens behov.

Disse behov kan typisk ikke dækkes af standardydelser. Udbud med forhandling består af en prækvalifikationsfase, hvorefter ordregiveren går ind i en forhandlingsfase med de kvalificerede virksomheder.

Herefter afgiver virksomhederne tilbud i tilbudsfasen, hvor de endelige betingelser og vilkår også forhandles på plads. Denne proces øger chancen for, at ordregiveren modtager egnede og konkurrencedygtige tilbud.

Ulempen er, at udbudsprocessen kan trække i langdrag.

Projektkonkurrence

Udbudsformen projektkonkurrence anvendes primært i forbindelse med arkitektkonkurrencer og konkurrencer om planlægning af byrum. Den giver virksomhederne brede rammer for at fremlægge forskellige løsningsforslag i deres tilbudsgivning.

Oftest går en prækvalifikation af virksomheder forud for tilbudsfasen i forbindelse med en projektkonkurrence.

Konkurrencepræget dialog

Når der skal udarbejdes større, komplekse kontrakter, anvendes den konkurrenceprægede dialog som udbudsform. Her kan ordregiver indledningsvist drøfte, forhandle og præcisere udbuddet i samarbejde med prækvalificerede virksomheder i markedet.

På den måde udarbejdes det bedst mulige funktionsudbud, og man øger mulighederne for at finde de løsninger i tilbudsgivningen, der kan opfylde ordregiverens behov.

Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at adgangen til at benytte konkurrencepræget dialog ikke er fri, i modsætning til et offentligt eller begrænset udbud. Desuden er udbudsformen pålagt større proceskrav og en strammere regulering efter §§ 67-72 i udbudsloven.

Dynamisk indkøbersystem

Et dynamisk indkøbersystem er en elektronisk indkøbsproces for ”sædvanlige indkøb” for offentlige instanser. Her er virksomheder over tid blevet kvalificeret og registreret i et system.

Når den offentlige ordregiver vil indkøbe en vare eller tjenesteydelse, sendes den i udbud hos alle virksomhederne i systemet.

For en ordregiver kan et dynamisk indkøbersystem være et fordelagtigt alternativ til faste rammeaftaler ved jævnlige indkøb af varer eller tjenesteydelser.

Innovationspartnerskaber

Innovative partnerskaber indgås, hvis en offentlig ordregiver ønsker at udvikle en vare eller ydelse, som ikke allerede er tilgængelig på markedet.

En markedsdialog indleder udbudsprocessen og afgør tilgængeligheden på markedet.

Denne form for udbud giver stor fleksibilitet og mulighed for langtidspartnerskaber – med fokus på udvikling og efterfølgende indkøb uden et nyt separat udbud.

Det kan være svært at overskue de forskellige udbudsformer - og hvornår man selv skal byde ind

Kend udbudsformerne – og afgiv tilbud

Når en offentlig instans skal afgive en ordre, er det vigtigt, at ordren er formuleret i et specificeret udbudsmateriale – uanset om det er i samarbejde med potentielle tilbudsgivere eller ej.

På den måde kan virksomheder med den rette ekspertise afgive tilbud, komme i betragtning og i sidste ende vinde udbuddet.

Viden om udbudsformen for et offentligt udbud er derfor essentiel for dig og din virksomhed i forhold til at sikre en god proces med den offentlige ordregiver. Det gælder helt fra udarbejdelsen af funktionsudbuddet til tilbudsgivningen der ender ud i en rammeaftale for byggeriet.

Som virksomhed skal du have kendskab til de forskellige udbudsformer og deres processer for at kunne tage stilling til, om det er rentabelt at afgive tilbud på et offentligt udbud.