Underhåndbud: Hvad er det, og hvilke regler er der?

Engineers,Shaking,Hands,At,Construction,Site,For,Architectural,Project,,Holding
BlueCollar-Square-Dark
BlueCollar-Arbejdskraftudengraenser

I dette indlæg vil vi tage dig igennem definition og regler for underhåndsbud, så du har den mest essentielle viden – og står bedst muligt rustet, når du selv skal byde ind.  

Table of Contents

Hvad er et underhåndsbud?

Definitionen på et underhåndsbud er en indhentning af tilbud på bygge- og anlægsopgaver fra udvalgte leverandører. Underhåndbud er den anden budform indenfor byggeri, hvor den første er licitation.

Underhåndsbud bruges typisk ved mindre bygge- og anlægsopgaver ved tilbudsgivning i offentlig regi, og sjældent ved rammeaftaler.

Reglerne for et underhåndsbud

Tilbudsloven dikterer, at ved offentlige byggerier er underhåndsbud kun tilladt, hvis ordren er på under 3 millioner kroner.

Hvis ordren er på mellem 300.000 og 3 millioner kroner, skal der indhentes minimum 2 underhåndsbud (i praksis er det ofte 3). Ordrer på over 3 millioner kroner skal udbydes via licitation. På ordrer under 300.000 behøver der ikke som udgangspunkt indhentes tilbud fra mere end én udbyder.

Der må maksimalt indhentes 3 underhåndsbud, men der kan i særlige tilfælde indhentes et fjerde underhåndsbud, hvis der gives dispensation til det.

For private byggerier gælder der ingen regler for underhåndsbud. Private bygherrer er dermed ikke omfattet af regler for underhåndsbud. Her må der gøres brug af underhåndsbud, uanset hvor stor ordren er.

Hvordan afgør opgaveudbyder, hvilket af underhåndsbuddene man vælger?

Der skal i opgavebeskrivelsen klart defineres, om man vælger tilbuddet med laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige. De to kan lyde ens, men er det ikke.

Ved kriteriet ”laveste pris” kigger man kun på den samlede pris og vælger det billigste tilbud.

Ved kriteriet ”økonomisk mest fordelagtig” kan man enten kigge på opgavens samlede omkostninger kombineret med prisen – eller man kan vurdere på pris sammen med kvalitet.

”Økonomisk mest fordelagtig” er altså op til subjektiv vurdering af ordrestiller.

Skal opgaveudbyder altid acceptere et af tilbuddene?

Hvis opgavestiller vurderer, at tilbudsgivere af den ene eller den anden grund er ude af stand til at udføre opgaven tilfredsstillende, kan tilbuddene afvises.

Også selvom de er billigst (hvis kriteriet er laveste pris), eller de er subjektivt bedst (ved økonomisk mest fordelagtig).

Kriterier for at udføre opgaven tilfredsstillende er f.eks.:

  1. hensyn til kvalitet,
  2. sikkerhed
  3. og tidshorisont.

Forskellen på underhåndsbud og licitation

Det er et underhåndsbud, når man på forhånd definerer, hvilke virksomheder man vil have tilbud fra.

Ved en offentlig licitation offentliggør man blot opgaven, og så er det alles ret at byde ind på den. Der findes dog også indbudt licitation, hvor man inviterer en række leverandører til at give tilbud. Altså en form for udvidet version af underhåndsbud.

Udbudsbrev til underhåndsbud – hvad skal indgå?

I et udbudsbrev inkluderer man typisk følgende:

  • Kort beskrivelse af bygherren – hvem udbyder opgaven?
  • Opremsning af de indbudte ydelsesudbydere
  • Beskrivelse af opgaven
  • Beskrivelse af supplerende materiale til opgaven
  • Beskrivelse af tilbuddets ønskede indhold
  • Frist for aflevering af tilbuddet
  • Eventuelle forbehold i tilbuddet
  • Tildelingskriteriet – er det lav pris eller økonomisk mest fordelagtigt, man vurderer på? Her kan man også indsætte en note til tildelingskriteriet.

Udbudsbrevet følger typisk altid den samme opbygning.

 

Leder du efter gode råd til at afgive tilbud? Læs vores indlæg om tilbudsgivning til byggeri.