Bemandingsplanlægning byggeri – sådan kommer du helt i mål

Velplanlagt mandskab er til stede på byggepladsen til at udføre bred vifte af arbejdsopgaver
BlueCollar-Square-Dark
BlueCollar-Arbejdskraftudengraenser
Af Casper Sørensen

Af Casper Sørensen

Driftschef

I byggebranchen er mangel på arbejdskraft en af de største udfordringer på vejen mod vækst og effektiv opgaveløsning. I mange tilfælde er en stor del af løsningen effektiv bemandingsplanlægning.

Table of Contents

En gennemtænkt bemandingsplan kan hjælpe virksomheder med at maksimere produktiviteten og minimere omkostningerne ved at sikre, at de har de rette medarbejdere til rådighed, når der er behov for dem.

Hvad er bemandingsplanlægning?

Bemandingsplanlægning er processen med at identificere og planlægge de nødvendige medarbejderressourcer for at opfylde virksomhedens forretningsmål og konkrete opgaver.

Det indebærer bl.a. at analysere nuværende bemandingssituation, identificere fremtidige behov, og evnen til at budgettere og effektivt hyre ind efter behov.

3 trin til effektiv bemandingsplanlægning i byggeriet

Bemandingsplanlægning er ofte en kompliceret affære, der ikke kan løses ved ’blot’ at læse om det. Det er dog vores erfaring, at disse 3 trin hjælper processen godt på vej:

Trin 1: Identificer forretningsmål

Det første trin er at identificere forretningens overordnede mål og strategier. Forretningens målsætninger er det afgørende fundament for at kunne vurdere det konkrete behov for nye medarbejdere.

Det er en almindelig fejlantagelse, at rekruttering af mandskab er en særskilt opgave for HR. Det er tværtimod vigtigt, at hele forretningen involveres, så der er fuld vished om, hvilke kompetencer der reelt er brug for.

Trin 2: vurder nuværende bemandingssituation

Det næste trin er at evaluere de nuværende kompetencer i virksomheden. Hvem har vi egentlig til rådighed, og hvilke opgaver kan de løse?

Kig nærmere på medarbejdernes konkrete kompetencer og erfaring, samt deres trivselsniveau (kan du forvente høj performance, samt realistisk forvente at holde på dem?)

Trin 3: Lav en gap-analyse – hvilke kompetencer mangler du?

Bemandingsplanlægningens sidste trin er en såkaldt gap-analyse, hvor du identificerer de manglende kompetencer og ressourcer. Derefter kan du planlægge, hvor, hos hvem, og hvordan du kan finde disse.

Når du har styr på disse 3 trin, kan du budgettere og hyre ind efter behov.

Der følger et stort planlægningsarbejde med et byggeprojekt - med en lang række forskellige kompetencer

3 primære fordele ved effektiv bemandingsplanlægning

1: Du er rustet til fremtiden

Effektiv bemandingsplanlægning gør dig bedre rustet til at håndtere fremtidige udfordringer og ændringer i markedet. Det gør dig mere modstandsdygtig til at håndtere større og mere komplekse ordrer, som du kan rykke hurtigere på.

2: Du forbedrer driftseffektiviteten

Bemandingsplanlægning hjælper dig med at forbedre produktiviteten og effektiviteten, da du har større chance for at have de rigtige ressourcer til rådighed på det rigtige tidspunkt.

3: Du sparer penge på rekruttering

Med en velstruktureret bemandingsplan kan du minimere omkostningerne ved rekruttering og træning af nye medarbejdere.

Konkret eksempel på bemandingsplan

Vi tager udgangspunkt i et byggeprojekt, der strækker sig over tre måneder for at gøre eksemplet enkelt. Månederne er opdelt i 4 uger hver (for enkelthedens skyld), og i hver uge skal vi estimere et antal timer, der skal bruges på forskellige opgaver.

Du kan nu fordele timerne på det eksisterende personale og derefter identificere eventuelle huller i kompetencer og arbejdskraft. På den måde kan du planlægge, hvornår det er nødvendigt at rekruttere nyt personale, og hvilke kompetencer det nye personale skal have.

Et timeestimat for de forskellige opgaver pr. uge kunne f.eks. se således ud:

Uge 1-4:

  • Murerarbejde: 40 timer
  • Tømrerarbejde: 60 timer
  • Malerarbejde: 20 timer
  • El-arbejde: 40 timer
  • VVS-arbejde: 40 timer

Uge 5-8:

  • Murerarbejde: 60 timer
  • Tømrerarbejde: 80 timer
  • Malerarbejde: 30 timer
  • El-arbejde: 50 timer
  • VVS-arbejde: 50 timer

Uge 9-12:

  • Murerarbejde: 50 timer
  • Tømrerarbejde: 70 timer
  • Malerarbejde: 40 timer
  • El-arbejde: 60 timer
  • VVS-arbejde: 60 timer

Baseret på ovenstående opgaveliste og de estimerede timer kan du fordele opgaverne på det eksisterende mandskab og identificere eventuelle huller i kompetencer og arbejdskraft.

Vi antager, at vi har følgende mandskab til rådighed:

  • 2 murere
  • 3 tømrere
  • 1 maler
  • 1 elektriker
  • 1 VVS-installatør

Baseret på dette personale kan du fordele opgaverne i henhold til deres kompetencer og erfaring. For den første måned kunne det se således ud:

Uge 1-4 interne kompetencer:

  • Murerarbejde: 2 murere x 20 timer = 40 timer
  • Tømrerarbejde: 3 tømrere x 20 timer = 60 timer
  • Malerarbejde: 1 maler x 20 timer = 20 timer
  • El-arbejde: 1 elektriker x 20 timer = 20 timer
  • VVS-arbejde: 1 VVS-installatør x 20 timer = 20 timer

Dermed kan vi se, at der allerede i den første måned mangler VVS- og El-kompetencer. Disse skal dermed hyres ind udefra.

Sådan laver du en bemandingsplan i Excel

Følg disse 5 trin:

  1. Start med at oprette en tabel med kolonner for datoer, uger, opgaver, timer og medarbejdere.
  2. Identificer de forskellige opgaver, der skal udføres i projektet, og tildel dem et estimeret antal timer.
  3. Identificer tilgængelige medarbejdere, herunder deres tilgængelighed i form af timer.
  4. Fyld tabellen med information, og tildel hver medarbejder opgaver og timer i overensstemmelse med deres tilgængelighed.
  5. Overvåg og opdater jævnligt bemandingsplanen for at sikre, at den er aktuel og tidssvarende.

Med Excel kan du nemt og hurtigt justere og opdatere bemandingsplanen, hvis der opstår ændringer i projektets tidsplan eller bemandingssituationen ændrer sig.

Excel er ofte det foretrukne værktøj til at lave en bemandingsplan, da det giver mulighed for at oprette en oversigt over de forskellige opgaver, timer og medarbejdere på en nem og overskuelig måde.